Viitasaarella maaliskuun alkupuolella järjestetyssä hankintaillassa oli kaupungin ja Witaksen edustajien lisäksi etäyhteyden välityksellä mukana Kuntaliiton johtava juristi Eeva-Riitta Högnäs, jolla on pitkä kokemus julkisista hankinnoista sekä asianajajan että markkinaoikeustuomarin näkökulmasta. Esityksessään hän toi esille muun muassa sen, että hankinnat vaativat hankintayksiköiltä selkeää suunnittelua, budjetointia ja kalenterointia, sillä kilpailutusprosessin läpivienti kestää usein vähintään kolme kuukautta.
– Yksinkertaistettuna hankintamenettely kulkee vapaaehtoisesta markkinavuoropuhelusta hankintadokumentaation ja hankintailmoituksen laadintaan, tämän jälkeen hankintailmoituksen julkaisemiseen ja kysymys-vastaus -vaiheeseen, ja lopuksi tarjousten vertailuun ja päätöksentekoprosessiin, Eeva-Riitta Högnäs kertoo.
Julkisissa hankinnoissa on noudatettava tiettyjä lakeja ja sääntöjä riippuen hankinnan suuruudesta. Raja-arvot on määritetty sekä EU-hankinnoille että kansallisille hankinnoille. Alle hankintalain kansallisten kynnysarvojen jäävät hankinnat ovat pienhankintoja, jotka eivät sisälly hankintalain piiriin, vaan hankintayksiköillä on useimmiten omat hankintaohjeet pienhankinnoille. Kaikissa hankinnoissa noudatettavia periaatteita ovat avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyys ja suhteellisuus.
– Yrittäjää haluaisin muistuttaa siitä, että myy palveluitasi aktiivisesti hankintayksiköille. Ja kun tarjouspyyntö julkaistaan, perehdy siihen heti alussa, sillä useimmiten tarjouspyyntöön liittyviä tarkentavia kysymyksiä saa esittää vain alussa. Tärkeää on vastata vain siihen mitä kysytään, ja tehdä tarjous juuri siinä muodossa kuin on pyydetty. Muussa tapauksessa hankintayksikkö voi joutua hylkäämään tarjouksen, muistuttaa Eeva-Riitta Högnäs.
– Hankintayksiköitä kannustan käymään aktiivista vuoropuhelua yrittäjien kanssa ja viestimään meneillään olevista sekä tulevista hankinnoista. Yrittäjäystävällisessä hankintaprosessissa kiinnitetään myös erityistä huomiota siihen, että tarjouspyyntö on mahdollisimman selkeä ja helppo ymmärtää, ja että se sisältää kaikki hankintaan liittyvät vaatimukset, jotka on myös suhteutettu kyseisen hankinnan laajuuteen, Eeva-Riitta Högnäs toteaa.
Kaupungin palvelualueet toteuttavat monipuolisia hankintoja
Elinympäristön ja asumisen palvelualueeseen kuuluvat kaupungin toiminnoista maankäyttö ja kaavoitus, tilapalvelu, kunnossapito (rakennuttaminen ja infra) sekä ruoka- ja puhtauspalvelut.
Tilapalveluiden ja kunnossapidon hankinnoissa käytetään sekä puitesopimuksia että yksittäisiä kilpailutuksia. Lähiajan investointeina on tulossa mm. katuvalojen uusiminen, nuorisotalon korjaus, terveyskeskuksen automaation uusiminen, Haapaniemen korjaus sekä kalustohankintoja. Lisäksi isoimpina kilpailutuksina on tulossa vielä Wiilon kolmen osaurakan kilpailutukset.
Ruokapalveluissa hankinnat toteutetaan pääosin pitkissä tukkujen puitesopimuksissa, mutta puitesopimuksista irroitetaan tarpeen mukaan yksittäisiä asioita, jos tarjontaa sekä toimitusvarmuutta löytyy lähialueelta. Tällä hetkellä esimerkiksi peruna, maito ja leipä on kilpailutettu erikseen, mutta puitesopimuksesta on mahdollista irroittaa myös muita erityisesti tuoreita elintarvikkeita, mikäli paikalliset toimittajat pystyvät sitoutumaan tiettyyn toimitusvarmuuteen.
Keskusteluissa esille nousi muun muassa hankintojen yrittäjävaikutusten arviointi, yhteydenpito hankintayksiköiden ja yrittäjien välillä sekä tulevista ja meneillään olevista tarjouspyynnöistä viestiminen paikallisille toimijoille.
– Olen usein suoraan yhteydessä paikallisiin yrittäjiin ja toimijoihin tekemällä markkinakartoitusta hankinnan valmisteluvaiheessa tai vinkkaamalla julkaistuista tarjouspyynnöistä kyseessä olevan toimialan yrittäjille. Tietolähteenä hyödynnämme myös esimerkiksi Witaksen ylläpitämää Viitasaaren yrityshakemistoa. Haluan myös kannustaa yrittäjiä aktiivisesti markkinoimaan omia palveluitaan kaupungin suuntaan. Aivan erityisesti niissä tapauksissa, kun yrittäjä ottaa valikoimiinsa jotakin uutta palvelua tai laitteistoa. Tällaisista asioista ei välttämättä tieto kulkeudu minulle tai kaupungin muille viranhaltijoille ellei yrittäjä siitä itse kerro, elinympäristön ja asumisen palvelualuejohtaja Jukka Tuohimaa muistuttaa.
– Kaupunkiorganisaatiossa on arvioitu ja arvioidaan yritysvaikutuksia jatkuvasti osana hankintoja ja päätöksenteon normaalia valmistelua. Jatkossa on tarkoitus tuoda tämä työ näkyväksi sekä muodostaa yritysvaikutusten arviointiin yhtenäinen ja käytäntöön sopiva rakenne, kaupunginjohtaja Helena Vuopionperä-Kovanen kertoo.
Kaupunki päivittää hankintaohjettaan ja on selvittänyt vaihtoehtoja uudeksi hankintajärjestelmäksi
Viitasaaren kaupunki sekä kaupunkikonserniin kuuluvat yhtiöt ovat julkisia hankintayksiköitä. Kaupungin hankintoja ohjaavat hankintalaki, kaupungin hallintosääntö sekä kaupungin oma hankintaohje, joka päivitetään kevään aikana.
Kaupungin omaa hankintaohjetta noudatetaan kansallisen kynnysarvon alittavissa ns. pienhankinnoissa, jotka eivät kuulu hankintalain piiriin. Tämä tarkoittaa käytännössä alle 60 000 € tavara- ja palveluhankintoja sekä 150 000 euron rakennusurakoita. Hankintaohjeeseen dokumentoidaan ohjeistus pienhankintojen kilpailuttamiseen, ostoprosesseihin ja sopimushallintaan liittyen.
– Tavoitteena on päivittää kaupungin hankintaohje huhtikuun loppuun mennessä. Otamme mielellämme vastaan kommentteja ja huomioita hankintaohjeen käsittelyä ja viimeistelyä varten, toteaa kaupungin talous- ja tietohallintojohtaja Salla Manni.
Kaupungilla on myös selvitetty vaihtoehtoja uudeksi hankintajärjestelmäksi ja valmistelua on aloitettu selainkäyttöisen Cloudia-hankintatyökalun käyttöönottamiseksi. Hankintayksiköt voisivat hoitaa palvelussa koko kilpailutusprosessin alusta loppuun, ja se tarjoaa myös toimittajille selkeän tavan jättää tarjouksia palvelun kautta. Tehtyjen selvitysten perusteella Cloudia on laajasti kunnissa käytössä oleva palvelu, joka sisältää kaikki erilaiset hankintamenettelyt. Cloudia toimii pilvipalveluna, joten se ei myöskään vaadi erillisiä investointeja ja on helposti käytettävissä verkkoselaimen kautta.
Viitasaaren hankintaillan 5.3.2025 järjestivät yhteistyössä Viitasaaren kaupunki, Kehittämisyhtiö Witas ja pohjoisessa Keski-Suomessa Sydänsuomessa-alueella toimiva Seutujen välinen muutos- ja kasvuohjelma.
